التشفير
ليس من المنطقي أن تخلو أي شركة من وجود بيانات حساسة. حتى شركة البيع بالتجزئة الصغيرة تمتلك مستندات تحتوي على البيانات الشخصية للموظفين والتي يجب أن تظل سرية ضمن الإطار القانوني، على سبيل المثال. سيكون من الصعب استعادة الوثائق المصرفية. يمكن أن تتضمن عقود الموردين والمقاولين أسرارًا تجارية.
لحماية البيانات الهامة من الفقدان أو الإفصاح غير المرغوب فيه، اتبع السبع نصائح التالية.
1. تمكين أداة تشفير القرص الكامل على جميع الأجهزة.
تأكد من تمكين أداة تشفير القرص الكامل، على الأجهزة حيث يتم تخزين البيانات أو نقلها (على سبيل المثال. مكان تخزين أو نقل معظم تلك البيانات). تحمي عمليات التشفير البيانات في حالة استخدام الأجهزة من أشخاص غير مصرح لهم بذلك. تُسمى أداة FDE في نظام التشغيل Windows باسم BitLocker. مكافئ macOS هو FileVault. يتم تمكين أداة FDE افتراضيًا على جميع الأجهزة التي تعمل بنظام iOS وAndroid، فلا تقم بتعطيلها إلا في حالة الضرورة القصوى.
2. حصر البيانات السرية على المكتب
توجد طريقة أخرى يمكن أن يتم من خلالها استخدام البيانات الحساسة من أشخاص غير مصرح لهم بذلك، وذلك من خلال سرقة الوسائط المادية مثل الأقراص الثابتة الخارجية أو محركات الأقراص أو فقدانها. لذا يوصى بشدة على بقاء تلك الوسائط في المكتب دائمًا. في الواقع، إن أردت الكتابة إلى وسيط خارجي، فيجب عليك تشفير البيانات أولًا. على سبيل المثال، معظم حلول أمان [KSOS placeholder] للشركات الصغيرة [/KSOS placeholder] تدعم التخزين المشفر في شكل حاويات تشفير (cryptocontainers).
3. لا تنقل البيانات المشفرة عبر شبكة الإنترنت.
قد تضطر في بعض الأوقات لإرسال بيانات سرية عبر الإنترنت، عن طريق البريد الإلكتروني أو خدمات مشاركة الملفات. نوصي بشدة بتجنب القيام بذلك، كلما أمكن، ولكن إن لم يكن هناك بديل فعليك تشفيرها أولًا، لتجنب الكشف عنها. أسهل طريقة هي إنشاء أرشيف محمي بكلمة مرور. تحتوي في الغالب جميع أدوات الأرشفة على هذا الخيار. بعد أن تقوم بتشفير المعلومات، عليك إرسال كلمة المرور إلى المستلم عبر قناة مختلفة – على سبيل المثال، أرفق المعلومات عبر بريد إلكتروني، ولكن أرسل كلمة المرور من خلال تطبيق مراسلة يدعم التشفير من طرف إلى طرف.
4. حذف المعلومات الحساسة التي لم تعد بحاجة إليها
حتى المعلومات التي لم تعد مفيدة يمكنها أن تتسبب في مشكلات، لذا احرص على التخلص منها. بالنسبة إلى المعلومات الأقل أهمية، احرص على الأقل، على حذفها ومن ثم إفراغ سلة المهملات، حتى لا يمكن استرجاع البيانات بنقرة بسيطة. وبالنسبة إلى أي معلومات، حتى التي تكون غير متأكد من مدى أهميتها، استخدم أداة تقطيع الملفات لمنع استعادتها.
5. تشفير النسخ الاحتياطي
النسخ الاحتياطي أمر بالغ الأهمية، ولكن أيضًا يمكنه أن يفتح مجالًا للتسريبات. لهذا السبب، يجب وضع البيانات السرية في حاوية تشفير، قبل إنشاء نسخ احتياطية لها.
6. تخزين أكثر من نسخة واحدة
تخزين بياناتك في عدة أماكن منفصلة عن بعضها. على سبيل المثال، قد تحتفظ بنسخة واحدة من الملف على جهاز الكمبيوتر لديك وبنسخة أخرى على محرك أقراص خارجي أو في وحدة تخزين سحابية موثوقة. مجددًا، لا تنس تشفير الملفات أولًا (أو اتبع جميع النصائح المذكورة هنا).
7. أرشفة آمنة وحاويات تشفير محمية بكلمة مرور
يعني فقدانك كلمة المرور لأرشيف يحتوي على بيانات عمل مهمة فقدانك لتلك البيانات. قم بتخزين كلمات المرور في تطبيق مصمم لهذا الغرض مثل تطبيقنا لإنشاء كلمات مرور معقدة وتخزينها بشكل آمن. بالإضافة إلى أداة إدارة كلمات المرور الخاصة به، يتميز حل الأمان الخاص بنا للشركات الصغيرة والمتوسطة أيضًا بأدوات لإنشاء حاويات تشفير وأتمتة عمليات النسخ الاحتياطي للبيانات. وهو يحمي أيضًا أجهزة الكمبيوتر والهواتف الذكية من البرامج الضارة، والتي يمكن أن تتضمن مهامها الحصول على أسرار الشركة.
النصائح